Dicas de Gestão

Gestão Financeira

14.03.2013

Fechamento de Caixa

 

O fechamento de caixa envolve um trabalho cuidadoso de conferência e checagem dos valores que estão no caixa com o saldo dos registros de entradas e saídas.

É importante observar o perfil correto do profissional que está trabalhando no caixa.

O operador de caixa deve seguir integralmente os procedimentos da empresa de forma a evitar problemas no caixa e manter a boa imagem do estabelecimento.

Os principais objetivos do operador de caixa são evitar erros nas transações de valores e desvios no decorrer do dia, gerar uma relação exata dos saldos e movimentações de caixa e disponibilizar o caixa “zerado” para o próximo operador.

A rotina que leva ao fechamento de caixa tem início com a sua abertura e termina com a entrega dos valores, considerando todas as operações realizadas naquele período. Todo o processo consiste em 4 passos:

1º passo – Abertura do caixa

Dê entrada no caixa com um valor inicial definido pela empresa como reserva (também chamado de fundo de troco, fundo de caixa, valor de encaixe ou de abertura), contendo cédulas e moedas de pequeno valor, que ficará disponível para o operador de caixa fazer troco ou arcar com pequenas despesas.

2º passo – Registrar entradas e saídas

Além do fundo de troco, registre também as demais entradas e saídas financeiras que ocorrerem ao longo do dia, descrevendo cada operação, conferindo e anexando os documentos que as comprovam.

A sangria de caixa, também conhecida como recolhimento ou alívio, consiste em remover dinheiro do caixa sem uma programação definida, como a transferência de valores que estão em excesso no caixa para outro local mais seguro.

Existe também o suprimento ou reforço de caixa, que consiste em suprir o caixa em situações como, por exemplo, falta de troco.

Uma prática interessante é separar todos esses documentos com clipes em lotes comuns, por exemplo, agrupar:

  • os cheques pré-datados;
  • os cheques à vista;
  • os comprovantes de venda com cartão crédito (separados por bandeira);
  • os comprovantes de venda com cartão débitos (separados por bandeira).

Dessa forma, toda a operação de fechamento ficará muito mais fácil.

3º passo – Conferência de valores 

Ao final do expediente, conte todos os valores e movimentações realizadas:

  • Dinheiro (notas e moedas);
  • Cheques;
  • Tickets;
  • Cartões de crédito/débito;
  • Vale funcionário;
  • Pagamentos diversos.

Durante a contagem podem aparecer algumas divergências devido a vários motivos, como: troco incorreto, troca de mercadoria em que não houve baixa, sangrias não registradas, ausências de outros registros etc.

Justamente pelas divergências que podem ocorrer, é aconselhável que o fechamento de caixa seja feito no mesmo dia, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o trabalho.

4º passo – Finalização do fechamento do caixa

Por fim, some as entradas e diminua do total das saídas, certificando-se de que o saldo das operações realizadas é igual aos valores presentes (dinheiro, cheque, ticket, cartão de crédito etc.) no caixa. Não se esqueça do fundo de troco, que também é uma entrada.

O fechamento poderá ser realizado no momento em que a empresa encerra o expediente (fechamento total) ou na troca de turno (fechamento parcial).

Dica

O que fazer quando for constatado que realmente está faltando dinheiro no caixa?

Quando um funcionário é contratado como operador de caixa, ele tem como responsabilidade o controle das entradas e saídas do “seu” caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta.

Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador, no contrato de trabalho do operador de caixa deve constar a previsão dessa responsabilidade, previamente acordada. Já em casos de má fé, não é necessária a previsão no contrato de trabalho. Veja abaixo uma parte do artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que diz:

“Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo. 

Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.” 

Uma prática usual para amenizar estas eventualidades é a utilização de uma verba destinada a cobrir os riscos assumidos pelo empregado que lida com manuseio constante de valores, chamada de “quebra de caixa’. Usualmente, é paga aos caixas de banco, de supermercados, agências lotéricas etc. Apesar disso, não há, na legislação, a obrigatoriedade desse pagamento.

O adicional é fixado em função do documento coletivo entre sindicato e empresas. Observa-se que o Precedente Normativo do TST nº 103 dispõe que sobre a Gratificação de Caixa é de 10% sobre o salário do trabalhador que exerce a função de caixa permanentemente, nestes termos:

“Precedente Normativo nº 103 – Gratificação de caixa (positivo) – Concede-se ao empregado que exercer permanentemente a função de caixa a gratificação de 10% sobre seu salário, excluídos do cálculo adicionais, acréscimos e vantagens pessoais.”

Veja as formas de execução dessa tarefa e em quais situações elas são recomendadas:

FECHAMENTO DE CAIXA

Exemplo

Renata trabalha como operadora de caixa há mais de 5 anos. Apesar da sua rotina ser bem definida, ela sabe que, todos os dias, precisa realizar seu trabalho com bastante atenção, pois ela é responsável por todos os valores presentes em seu caixa e sempre ao final de expediente deverá repassar o saldo final ao seu supervisor.

Quando chega à empresa, Renata recebe o “fundo de troco”, uma quantia em dinheiro geralmente composta por moedas e notas pequenas, que servirá de reserva para voltar troco. Em seguida, ela acessa o sistema para “abrir” seu caixa e dar início ao trabalho. A primeira coisa que faz é inserir seu usuário e outras informações solicitadas (ver figura abaixo) para que o sistema possa registrar todas as suas operações desde a abertura até o fechamento.

No caso da empresa onde Renata trabalha, não há necessidade de registrar o “fundo de troco” (saldo inicial), pois esse valor já foi foi pré-estabelecido por sua empresa e automaticamente inserido no sistema.

fechamento de caixa - 01Imagem meramente ilustrativa

Durante todo o dia, Renata fica atenta para não se esquecer de registrar todas as movimentações financeiras de entradas e saídas de recursos de seu caixa, organizando os comprovantes de cada operação para facilitar na hora do fechamento.

Ao final de seu turno, ela aciona a rotina que gera o relatório de fechamento diário (também chamado de redução Z) para que o sistema totalize todos os créditos e débitos, separados por modalidade (dinheiro, cheque, duplicata, cartão etc.). E, posteriormente, realiza a contagem dos valores presentes no caixa para comparar com o relatório impresso do fechamento diário (veja figura abaixo).Fechamento-de-Caixa_02

Imagem meramente ilustrativa

Não havendo faltas ou excessos em seu caixa, todo o procedimento foi realizado corretamente ao longo do dia e o caixa pode ser fechado.

 

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